La constitution des dossiers

  C'est bon, ça se concrétise, et vous avez réussi à choisir la ou les universités qui vous intéressent. Il ne vous reste plus qu'à vous rendre au secrétariat de mobilité, ou au Bureau des Relations Internationales peut-être, pour ouvrir votre dossier et commencer les formalités...

Dans cet article, je vais essayer de vous donner des conseils concernant les papiers, mais n'oubliez que cela peut varier d'une université à l'autre. A Bordeaux II, voici ce qu'il fallait fournir en 2010-2011 (ça ne devrait pas changer énormément) :

Premièrement, attendez-vous à devoir constituer DEUX dossiers, que vous devrez normalement remettre en même temps : un pour votre université, et un autre pour le Crépuq (=les institutions québécoises). Ne paniquez pas, cela va bien aller, il faut surtout garder deux principes en tête :

1) gardez TOUTES les photocopies de TOUS les papiers que vous devez mettre dans vos dossiers. Eventuellement, gardez-en également une copie scannée, comme ça, vous serez paré(e) à toute éventualité.

2) Vérifiez plutôt deux fois qu'une que vous avez mis tous les documents demandés. La secrétaire de mobilité vérifiera avec vous quand vous remettrez les dossiers, mais cela est toujours frustrant et agaçant quand on doit retourner chez soi à la pêche au papier manquant, ou pire devoir faire une demande ici ou là que vous auriez oubliée...

Finalement, soyez juste concentré(e) et vigilant(e) et prenez votre temps plutôt que de vous précipiter pour tout faire en une journée :)

A cette étape-là, l'année en est probablement rendue au mois de décembre ou janvier. Probablement que la date limite pour remettre votre dossier se situera aux alentours de fin janvier/mi-février, si mes souvenirs sont bons. Il est donc probable que vous ayez au moins 15 jours à un mois pour constituer votre dossier, prenez donc les choses une par une, vous avez le temps !

> Le dossier pour l'université : Pour ce premier dossier, on vous demandera certainement de remplir un formulaire en ligne, que vous trouverez sur le site internet de l'université, et qui portera un nom comme "dossier de candidature à une mobilité internationale". Ce formulaire vous demande d'inscrire tout un tas de renseignements personnels, votre situation actuelle, des informations sur la mobilité que vous prévoyez de faire, vos compétences linguistiques, etc...

Une fois que vous aurez réussi à remplir ce formulaire, vous devrez l'imprimer et le joindre à votre dossier (qui se résume pour l'instant à une pochette !). Avec cela, vous aurez plusieurs documents à fournir :

-Le premier document important qu'il vous faudra remplir est le "contrat pédagogique" (ou autre nom selon votre université là encore). Ce document vous demande d'indiquer les cours que vous désirez suivre dans votre université d'accueil au Québec.

Cette étape peut paraître compliquée et décisive, mais ne vous laissez pas submerger, ce n'est rien de vital ! Si vous avez déjà étudié, de près ou de loin, le site de (des) l'université que vous avez choisie(s), vous avez probablement une idée des cours qu'elle propose. Maintenant, il vous faudra faire un choix de cours bien précis, qui devra correspondre idéalement à l'équivalent le plus proche possible des cours que vous seriez censés suivre, si vous restiez à votre université d'attache en France.

De plus, il faut que le nombre de cours que vous choisissez corresponde au nombre de crédits que vous devrez valider. Pour cela, demandez préalablement à votre professeur coordinateur combien de crédits vous devez avoir pour que votre année soit validée à votre retour en France. Puis, lors de votre choix de cours, vérifiez bien le nombre de crédits de chaque cours, afin d'être certain(e) d'atteindre le nombre nécessaire.

Ce choix peut paraître difficile, car cela vous semblera probablement tellement lointain et encore abstrait, que faire quelque chose d'aussi concret, aussi tôt, peut être déroutant. Ne vous stressez pas trop pour cela, car le choix de cours que vous faites actuellement pourra toujours faire l'objet de modifications au cours de la préparation de votre mobilité, ou encore une fois sur place quand l'année aura commencé (il est d'ailleurs assez peu probable que vous gardiez cette sélection telle quelle une fois sur place !). Le principal pour le moment est que vous fassiez correspondre votre choix de cours aux exigences que j'ai citées plus haut.

Normalement, sur tous les sites d'universités, vous avez accès à la liste des cours proposés. Vérifiez également qu'ils sont bien tous accessibles aux étudiants en échange. Faites une liste assez large au début si vous avez de la difficulté à restreindre votre choix (ce qui est très probable), puis affinez ensuite, en lisant et relisant les résumés de cours, et en gardant en tête les domaines/notions qui vous intéressent le plus.

De toutes façons, il est évident que les cours que vous suivrez au Québec ne seront jamais équivalents à ceux que vous devriez suivre en France. Le principal est que votre choix de cours soit validé par votre professeur coordinateur et qu'il corresponde à vos intérêts au maximum.

Pour toute question concernant la façon de remplir le papier, n'hésitez pas à aller voir votre professeur coordinateur, ou la secrétaire de mobilité si tant est qu'elle puisse vous répondre.

- Ensuite, le deuxième papier important se nomme "fiche de renseignements/fiche financière". Le côté "fiche de renseignements" n'est normalement pas trop compliqué à remplir, puisqu'on vous demande simplement quelles sont vos motivations, en cochant des cases. En fait, cette feuille est surtout pour vous suggérer des pistes à développer dans la lettre de motivation que vous devrez écrire. J'en reparlerai après.

La fiche financière quant à elle, peut elle aussi être assez compliquée à remplir, car on vous demande d'établir votre budget pour le semestre ou l'année de votre mobilité, avec ressources et dépenses prévues. Normalement, sur les sites québécois (universités, ou sites informatifs comme ceux que j'ai pu indiquer dans les articles précédents, notamment : http://www.universitesquebecoises.ca/show_section.php?L=fr&Niveau1=55&Niveau2=58&Niveau3=&Niveau4=&ContenuID=55 ) vous pourrez trouver des budgets prévisionnels types, dont vous pouvez fortement vous inspirer. Là encore, ce n'est qu'à titre indicatif, et il est normal que vous n'ayez pas encore d'idée précise de votre budget pour l'année qui suit. Faites-le au mieux, le principal est que vos dépenses prévues ne dépassent pas le montant de vos ressources, sinon vous aurez quelques problèmes !

- La lettre de motivation fait aussi partie du jeu ! Comme je l'ai évoqué, la fiche de renseignements peut vous guider sur des informations utiles à y préciser. Je ne peux pas vous dire, vous le comprendrez, ce que vous devez mettre, comment le mettre, etc. mais je peux au moins vous conseiller de toujours garder en tête votre motivation. C'est le but de ces lettres en général ! Au-delà du cursus universitaire ou d'un éventuel projet de carrière déjà défini, vos motivations personnelles sont également importantes. Je ne vous dis pas d'en écrire trois paragraphes au détriment de raisons plus "objectives", mais n'hésitez pas à dire que c'est un pays qui vous attire par exemple, ou encore que vous avez le goût du voyage, souhaitez, à travers cette expérience, partir à la découverte de vous-même, vous prouver votre capacité d'autonomie, etc...Cela n'est pas négligeable car ça fait très certainement partie de vos intérêts pour partir à l'étranger, sinon vous resteriez en France !

-Pour finir, même si vous partez au Québec, dont la langue officielle est bien le français, il est possible qu'on vous demande une attestation de votre niveau d'anglais. Je crois que c'est notamment pour prouver que vous seriez capable de vous en sortir si vous êtes "confrontés" à des anglophones, ou que tout simplement vous sortez du Québec (d'ailleurs, il n'y a pas forcément besoin d'en sortir pour parler anglais), car il ne faut pas oublier que le Québec est entouré d'anglophones ! Le niveau nécessaire demandé n'est pas insurmontable je pense, et vous pouvez obtenir cette attestation après avoir fait un test de langues dans le Centre de Langues de votre université, si elle en possède un. Sinon, demandez au prof coordinateur !

Maintenant que vous avez complété ce dossier, le deuxième sera logiquement plus simple :

> Le dossier Crépuq : souriez ! Celui-ci reprend en partie les documents que vous avez déjà mis dans le dossier précédent ! Il s'agit notamment de la lettre de motivation, et de votre contrat pédagogique, approuvé par le professeur coordinateur. Le reste se compose principalement de photocopies toutes bêtes. Après avoir là aussi rempli le formulaire en ligne ("formulaire de demande de participation Crépuq", ...), vous devrez fournir les photocopies suivantes :

- carte nationale d'identité ;

- relevés de notes des années d'études supérieures jusqu'à aujourd'hui (en toute logique, vous n'aurez pas encore celui du premier semestre de l'année en cours. Vous devrez peut-être le demander dès que disponible afin que la secrétaire de mobilité l'ajoute à votre dossier) ;

- liste des cours suivis pour l'année en cours ;

- et lettre personnalisée de recommandation émise par le professeur coordinateur : pour ça, vous n'avez pas grand chose à faire, à part demander si c'est bien prévu que le prof le fasse bientôt !

Pour finir sur ce -encore- long article, je précise une nouvelle fois que les informations que je vous indique ne sont qu'à titre indicatif et dans le but de vous guider au maximum ! Les listes de documents par exemple, ne sont pas exhaustives, et correspondent à ce qui m'a été demandé à l'Université de Bordeaux II, je ne peux pas savoir quels sont les documents demandés par chaque université ;-)

Le but principal est de vous apporter un éclairage, que j'espère efficace pour vous rassurer et vous guider ! N'hésitez pas à me poser des questions, je me ferai un plaisir de vous répondre.

Un dernier conseil : lorsque vous remettrez vos dossiers, accompagnez-les d'une feuille (à mettre en premier) qui récapitule les documents que vous fournissez. Ainsi, si jamais un papier se perd, on ne pourra pas vous dire que vous l'avez oublié, car c'est eux qui l'auront perdu !

Regroupez-les avec un trombone afin qu'ils tiennent mieux, sans être figés sous une agraffe ;-)

Accrochez-vous ! La récompense de tous ces efforts dépassera vos rêves les plus fous ! ;-)